Longreads

werkvloer

Tools voor de werkvloer

Technologie speelt een steeds grotere rol binnen de advocatuur. Voor desktop, smartphone en tablet zijn talloze nuttige toepassingen beschikbaar. Tien soorten apps om de werkdruk te verlichten.

Door Sylvia Kuijsten

1. In de wolken

De ‘cloud’ blijft een vaag begrip, maar apps zoals Dropbox, Box, Microsoft OneDrive en Google Drive zijn onmisbaar als het gaat om het gemakkelijk opslaan en inzichtelijk maken van documenten. De apps synchroniseren tekstbestanden en maken deze ook beschikbaar voor desktops en mobiele dragers zoals tablets, laptops en smartphones. De meeste van deze apps zijn gratis, maar voor bepaalde extra functies moet worden betaald.

Een app die onbeperkte – op de cloud gebaseerde – documentopslag biedt, is MyCase van AppFolio. Daarnaast biedt de tool de mogelijkheid om versleutelde berichten te sturen naar cliënten, uren bij te houden en facturen te sturen. De software is geschikt voor desktops, tablets, laptops en zowel Android als iOS.

2. Pdf’s corrigeren, converteren en verzenden

Het verzenden van documenten gebeurt veelvuldig als pdf. Toch zijn er veel meer mogelijkheden dan enkel het inscannen, opslaan en versturen van een document als pdf-file. Zo is het via Adobe Acrobat Reader mogelijk om pdf-bestanden te bewerken en te ondertekenen. Dezelfde functies zijn te verkrijgen via de app PDF Expert van het Amerikaanse techbedrijf Readdle.

De meest uitgebreide app op het gebied van pdf-bestanden is GoodReader. Hiermee zijn ook grotere pdf-bestanden gemakkelijk te verzenden. GoodReader is geschikt voor iPhone en iPad. PDF Expert en Adobe Acrobat Reader zijn vooral bedoeld voor laptop, desktop en tablet.

Ook haast onmisbaar: het omzetten van een document in een pdf-file, of andersom. Dit kan met PDF Converter, PDF PROvider (beide voor iOS) en PDF to Word Converter (zowel voor iOS als Android). Bij deze apps is het tevens mogelijk om passages in pdf-bestanden te markeren.

3. Scherpe presentaties

De apps die als hulpmiddel kunnen dienen bij het houden van presentaties zijn te verdelen in twee soorten. Naast het bekende PowerPoint is Keynote – geschikt voor iPhone, iPad en Mac – een prettig middel om lineaire presentaties te houden, waarbij je steeds rustig naar de volgende slide gaat. De app is met name geschikt voor presentaties op mobiele apparaten. Tijdens een vergadering kan iedereen tegelijkertijd aan het betreffende document werken en elkaars wijzigingen volgen. Gebruikers van een desktop of laptop kunnen deelnemen door eerst het programma iCloud van Apple te downloaden.

Voor een meer dynamische presentatie is TrialPad geschikt, te gebruiken via een iPad. Hierbij is gemakkelijk in te zoomen op slides, kunnen grote afbeeldingen worden toegevoegd en is het gemakkelijk documenten te importeren uit andere programma’s, zoals Dropbox. Een leuk extraatje: het virtuele whiteboard dat live te gebruiken is.

4. Research

Natuurlijk is er de jurisprudentiedatabank van rechtspraak.nl, maar er zijn meer mogelijkheden, zoals Kluwer Navigator, Jure, Rechtsorde en Legal Intelligence. Een nieuwe speler in het veld is JuriBot van Semlab (nu nog alleen voor strafrechtjurisprudentie en uitspraken van de Hoge Raad), waarbij de applicatie voornamelijk inspeelt op efficiëntie en sneller zoeken. Ook zijn er databanken voor specifieke rechtsgebieden, zoals de Bibob jurisprudentiedatabase van Justis en de VNG Jurisprudentie Databank voor relevante uitspraken voor gemeenten. Op internationaal niveau zijn tools zoals Lexis Advance, Westlaw en LawStack goede opties. Ook HUDOC mag niet worden vergeten, waarin de uitspraken van het Europees Hof voor de Rechten van de Mens terug te vinden zijn. Op de hoogte blijven van nieuwe Nederlandse regelgeving en wetswijzigingen kan via de app NieuweWetten. De tools zijn beschikbaar via alle apparaten, maar zijn het meest gebruiksvriendelijk via tablet, laptop of desktop.

5. Notities maken

Het maken van notities is tegenwoordig een peulenschil. Zo is het met de tool Notability mogelijk online notities te maken (zowel typen als ‘schrijven’ met een vinger op het scherm) en te delen. Daarnaast kunnen pdf’s, sheets en formulieren worden gemarkeerd en is er de optie om geluidsopnames te maken. De tool wordt ondersteund door onder andere iCloud, Google Drive en Dropbox en is beschikbaar voor Mac, iPad en iPhone.

Een vergelijkbare app is OneNote, geschikt voor Android, iPad, Mac, tablet, laptop en desktop. Hiermee zijn makkelijk lijstjes en korte notities te creëren. Ook beschikt de tool over een slimme camera waardoor foto’s van bijvoorbeeld aantekeningen op een whiteboard goed zichtbaar zijn.

Een derde aanrader is Evernote, te gebruiken via laptop, desktop, Android en iPad. Ook hierbij is het hoofddoel het maken van notities. Extra functies bij deze app zijn het inscannen van documenten, creëren van businesscards en het herkennen van je handschrift.

6. Transcripten

Het aanbod voor transcripten is erg divers. De meest uitgebreide app is TranscriptPad. Hiermee kunnen teksten worden gemarkeerd, onderstreept en gemakkelijk worden voorzien van vlaggetjes, korte notities en kleurencodering om bepaalde onderwerpen uit te lichten. De transcripten zijn te printen of mailen in pdf, txt of Excel. Nadeel? De app werkt niet in combinatie met cloud-services zoals Dropbox, waardoor er altijd gebruik zal moeten worden gemaakt van mails om de bestanden op andere apparaten te zetten.

De TextMap tool biedt enkel de basic functies, zoals het importeren van bestanden via e-mail en het toevoegen van notities. Wel heeft de tool een uitgebreidere zoekfunctie dan TranscriptPad. TextMap is net als TranscriptPad enkel geschikt voor de iPad.

De app met in elk geval de langste naam is Westlaw Case Notebook Portable E-Transcript van Thomson Reuters, geschikt voor iPad en iPhone. Deze tool werkt wel in combinatie met Dropbox, al blijft ook de mail een optie. De zoekfunctie en de mogelijkheden om delen van de tekst te markeren en notities te maken, zijn ook hier terug te vinden.

7. Takenlijsten

De twee fijnste apps op het gebied van takenlijsten en reminders zijn Wunderlist en Todoist, beide beschikbaar voor iOS en Android. Met Wunderlist is het mogelijk om deelbare lijsten te maken die via cloud-services te bekijken zijn met mobiel, tablet, laptop en computer. De tool heeft een chatfunctie, er kunnen foto’s, pdf-bestanden en presentaties worden toegevoegd en ook kunnen taken binnen een groep gemakkelijk worden verdeeld met verschillende tabjes en mapjes. Voor belangrijke deadlines is er een reminder-functie.

Todoist kent dezelfde functies als Wunderlist en is voor dezelfde apparaten beschikbaar, maar voegt nog wat extra’s toe door de mogelijkheid van het invoeren van subtaken en het krijgen van notificaties als binnen een project andere deelnemers belangrijke veranderingen hebben doorgevoerd. Ook is het mogelijk om prioriteitenniveaus toe te voegen.

Is er een stok achter de deur nodig om taken op tijd af te krijgen? Dan is Carrot een uitkomst, geschikt voor Mac en iPhone. De app is een soort tamagotchi, wiens honger pas is gestild als de taken op de lijst zijn afgevinkt.

8. Timemanagement

De lijst met apps voor het optimaal gebruiken van uren is eindeloos. TIQ (iOS en Android) en Pomodoro (geschikt voor alle apparaten) hebben elk een eigen systeem van afwisselend actieve werkperiodes en korte rustmomenten. Met de tools SelfControl (Mac) en Cold Turkey (geschikt voor Windows-apparaten) wordt de toegang tot zelfgekozen websites voor een bepaalde periode geblokkeerd en Punchtime (iOS en Android) houdt bij hoelang de gebruiker bezig is met bepaalde taken.

9. Wachtwoorden

Wachtwoorden onthouden en resetten wordt met LastPass (beschikbaar via alle apparaten) een stuk makkelijker. Het onthouden van één hoofdwachtwoord is voldoende; de rest kan worden ingevoerd in het LastPass-systeem, van verzekeringsinformatie tot wifi-wachtwoord. Op die manier staat alles overzichtelijk bij elkaar.

De app Dashlane – geschikt voor Windows- en Apple-apparaten – werkt op dezelfde manier, met als extra functies de password generator en autofill-formulieren.

10. Tijdschrijven

Tijdschrijven komt dagelijks terug, dus is de juiste tool onontbeerlijk. BaseNet – bij de basic module alleen geschikt voor laptop en desktop, bij de professionele variant ook voor mobiele apparaten – biedt verschillende mogelijkheden voor het registreren van uren. De software stuurt reminders, bevat een stopwatch, zet agendapunten om naar uren en geeft realtime informatie over de status van ingevoerde uren. Ook is het mogelijk om urenoverzichten en managementrapporten te genereren.

AdvocaatCentraal biedt vrijwel dezelfde mogelijkheden als BaseNet, met als extraatje een koppeling met Mijn RvR en KEI. Daarnaast zijn er speciale declaratieformulieren gericht op mediation. De software is naast de desktop geschikt voor mobiele apparaten. Er is één totaalpakket. Dit wordt goedkoper naarmate er meer advocaten binnen een kantoor gebruik van maken.

Andere mogelijke opties voor tijdschrijven zijn de software van Fidura Enterprise van Kluwer en Legal Eagle van Sdu.


De favoriete apps van advocaten
Willemijn van Koningsveld (1983), strafrechtadvocaat bij Lievekamp Advocaten te Oss: ‘Ik gebruik Todoist (geschikt voor alle apparaten) om taken te organiseren en Focus Keeper (iPhone en iPad) om geconcentreerd te werken.’ Die laatste werkt met vier sessies van 25 minuten met steeds vijf minuten pauze. Na vier sessies neem je een langere rustperiode van twintig tot dertig minuten. ‘Om digitale dossiers te lezen en bewerken, gebruik ik PDF Expert en voor mijn wachtwoordenbeheer heb ik de app 1Password (iPhone, iPad en Mac) geïnstalleerd.’

Elout Korevaar (1978), vastgoedadvocaat bij Hoeberechts Advocaten te Weert: ‘Ik lees al mijn vakliteratuur via iAnnotate. De app faciliteert het lezen, onderstrepen en arceren van (proces)stukken.’ De app is geschikt voor iPhone, iPad en iPad Pro. ‘Andere fijne apps zijn Dropbox en iMindMap.’ Deze laatste tool (geschikt voor alle apparaten, behalve Mac) is een soort online werkruimte geschikt voor brainstormsessies, presentaties en projecten. Zo zijn met de functie Fast Capture snelle notities te maken en ziet de Brainstorm View eruit als een digitaal prikbord. De tool synchroniseert automatisch en kan aan verschillende cloud-services worden gekoppeld.


Dit artikel verscheen in het meinummer van het Advocatenblad. De hele editie is hier te lezen. 

Op de hoogte blijven? Meld u aan voor onze nieuwsbrief!