Artikelen

Rechtspraak Servicecentrum

Rechtspraak Servicecentrum: Eerste hulp bij KEI

Geschiedenis in ontwikkeling: KEI wordt uitgerold. Wie belt of tweet met vragen over de digitale procedure krijgt het Rechtspraak Servicecentrum aan de andere kant.

Door Nathalie Gloudemans-Voogd

Beeld: Norbert Waalboer

Vincent verschuift het vinkje op zijn scherm naar ‘beschikbaar’ en een minuut later gaat zijn telefoon. Een advocate meldt dat het haar niet lukt in te loggen op het strafrechtportaal: de naam van haar kantoorgenoot blijft maar in het scherm staan. ‘Drukt u eens op ctrl, shift, delete. Dan kunt u de cookies wissen,’ zegt Vincent. De advocaat wist zo de geschiedenis en kan weer inloggen. Opluchting is hoorbaar over de lijn. ‘Ik geef u nog een meldingsnummer,’ besluit Vincent. ‘Dan weet iedereen de volgende keer dat er eerder contact is geweest en wat ik toen heb geadviseerd,’ legt hij later uit. Haar probleem hoeft de advocate in dat geval niet nog een keer uit de doeken te doen. Al gaat de helpdeskmedewerker ervan uit dat deze kwestie nu wel is opgelost.

Vincent heeft dienst in de KEI-kamer van het Rechtspraak Servicecentrum, of het RSC zoals de ruim twintig medewerkers hun afdeling noemen. Tegenover hem zit een functioneel beheerder; naast hem een techneut van Spir-it, het ICT-bedrijf van de Rechtspraak. Vijf telefoonmedewerkers en een webcaremedewerker van het Utrechtse RSC draaien elke week een dag de KEI-kamer. Dan beantwoorden zij vragen over het digitaal procederen, die niet na het eerste contact opgelost kunnen worden. Bij een technisch probleem kan de helpdeskmedewerker meteen collega’s van een andere discipline aantikken. Dat blijkt deze ochtend, vlak na de start van het verplicht digitaal procederen in civiele zaken met vorderingen boven de 25.000 euro, nog niet nodig. Het is rustig aan de telefoon.

Vinkje

‘Dat ze een bestand niet kunnen uploaden of dat een stuk niet zichtbaar is.’ Vincent somt vragen op die binnenkwamen sinds 12 juni, toen asiel- en bewaringszaken verplicht digitaal gingen. In handelszaken moeten advocaten sinds 1 september bij twee rechtbanken digitaal procederen. De stress bij advocaten valt mee, concludeert Vincent. KEI civiel 1.0 (vorderingsprocedures met verplichte procesvertegenwoordiging in eerste aanleg) leidt nauwelijks tot paniekerige telefoontjes. Wel belde iemand die vastliep: hij bleek vergeten op ‘indienen’ te drukken na het selecteren van de geüploade bijlagen. Een ander werd automatisch uitgelogd en vreesde alles kwijt te zijn. De RSC-medewerker kon deze advocaat geruststellen. Ook de raadsman die het verplichte vinkvakje aan het eind over het hoofd zag, was snel geholpen.

In de periode voor 1 september waren er meer vragen. Over overgangsrecht bijvoorbeeld, en over de inlogcodes die deurwaarders nu gebruiken bij de oproeping. ‘We zien bij civiel meer inhoudelijke vragen,’ zegt RSC-coördinator Fenje Hengelaar. ‘Bij asiel en bewaring waren de vragen meer systeemgerelateerd.’ Het RSC had niet anders verwacht. KEI in civiele zaken betekende immers ook een afscheid van de bont versierde kerstboom van bepalingen uit het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering. Dag dagvaarding, hallo procesinleiding.

Popelen

De allereerste verplichte civiele procesinleiding kwam vrijdagnacht 1 september om 00.32 binnen. Business as usual was dat zeker niet voor de Rechtspraak. Het leverde een feestmomentje op, ook bij de rechtbanken zelf. De presidenten speechten en de Rechtbank Midden-Nederland en Gelderland kregen een boom cadeau. ‘Vanuit de symboliek van verder groeien,’ licht woordvoerder Annelies van Knippenbergh toe. De rechtbanken stonden te popelen om digitaal te procederen, weet ze. In de niet-verplichte prepilot voor civiel, die begon in november 2016, werden slechts vier zaken ingediend. En al waren er ook een aantal gefingeerde zaken en nepzittingen om te oefenen; het is tijd voor het echte werk. ‘Er was een lange aanloop,’ zegt Van Knippenbergh. ‘Nu wil iedereen verder leren en ervaringen opdoen.’

Digitaal procederen, veranderingen in Rechtsvordering; het is allemaal nieuw voor de deelnemers aan de civiele procedure. ‘We hopen op een beetje vergevingsgezindheid, van beide kanten,’ zegt Van Knippenbergh. Zo wordt de termijn verlengd tot het eind van de volgende dag als er storingen zijn die toe te wijzen zijn aan de Rechtspraak. Binnen rechtspraak.nl is een aparte pagina ingericht met alle onderhouds- en storingsmeldingen. Advocaten die even geen internet op kantoor hebben, kunnen beter een andere plek opzoeken waar ze wel verbinding hebben. Termijnoverschrijdingen die in de risicosfeer van advocaten liggen zijn namelijk niet verschoonbaar.

Wensen en suggesties rondom KEI verzamelt de Rechtspraak op de ‘Verbeteringenpagina’ binnen rechtspraak.nl. Zo lieten advocaten al weten graag pdf’jes te kunnen maken van het berichtenverkeer, zodat ze die makkelijker kunnen doorsturen. Wordt aan gewerkt, bevestigen Hengelaar en Van Knippenbergh. Aan de notificatiemails werd na vragen van advocaten al iets gewijzigd: nu is direct te zien bij welke rechtbank de zaak in kwestie dient, wat het zaaknummer is en wat de reden van het versturen is. ‘Daardoor is makkelijker te beoordelen of er iets urgents is gewijzigd,’ zegt Hengelaar. ‘Er zijn twee kampen. Het ene wil alles weten; het andere zegt doodgegooid te worden met onze notificatiemails. Daar moeten we een vorm voor vinden.’

Hikje

Bij de invoering van het verplicht digitaal procederen bij de Rechtbank Midden-Nederland en Gelderland op 1 september deden zich geen grote problemen voor. Wel was er kort een technische hiccup. Bij een enkele zaak constateert de Rechtspraak die vrijdagmiddag vertraging waardoor de procesinleiding niet meteen zichtbaar is. Meteen wordt besloten tot spoedonderhoud, vanaf 19.00 uur ’s avonds al, in plaats van de gebruikelijke 20.00 uur. Het hikje is diezelfde avond nog verholpen.

Hoofdmoot

Het Rechtspraak Servicecentrum werd opgericht vanwege de digitalisering. Toch vormt het digitaal procederen niet de hoofdmoot van de vragen die binnenkomen. Vijf procent van de tweets en Facebook-berichten die het RSC beantwoordt gaan over KEI. Vragen over digitaal procederen vormen ongeveer een kwart van de belletjes. ‘We krijgen nu veel algemene vragen,’ zegt Hengelaar. ‘Maar we verwachten wel dat straks driekwart van de vragen over KEI gaat.’

Het RSC is op werkdagen bereikbaar tussen 8.00 en 20.00 uur. Op zondag tussen 16.00 en 20.00 is er bij wijze van proef ook iemand beschikbaar voor vragen uit de advocatuur.

Elke avond tot 22.00 uur, ook in het weekend, monitort het webcareteam bovendien de kanalen op rechtspraaktermen, hashtags die iets met rechtspraak te maken hebben, rechtbankjournalisten. ‘We willen als Rechtspraak uit onze ivoren toren komen,’ zegt coördinator Annemarie Bardoel. Service verlenen rekent het team ook tot zijn taken. ‘Advocaten die vragen of we willen laten weten als een storing voorbij is, sturen we zodra alles is opgelost een apart bericht.’

Revolutionair voor de Rechtspraak is de aanspreekvorm in de berichten: tweets en Facebookreacties uit de koker van Bardoel en co zijn in de tweede persoon. ‘We zien dat het gebruik van jij en je werkt,’ zegt Bardoel. Telefoniecollega’s blijven ‘u’ zeggen tegen bellende advocaten.

Coördinator Hengelaar hoopt dat advocaten het Rechtspraak Servicecentrum ook in de toekomst blijven benaderen. ‘Natuurlijk verdwijnt het contact dat advocaten met de griffies hebben niet helemaal. Het RSC is de ingang voor contact met de Rechtspraak. Maar bij zaakinhoudelijke vragen brengen we advocaten alsnog vlot in contact met de plaatselijke griffies. We willen het contact laagdrempelig houden. Veel is eenvoudig op te lossen, al lijkt het soms ingewikkeld. Advocaten denken misschien ook dat ze enorm in de penarie moeten zitten voordat ze contact met ons opnemen. Maar dat is echt niet zo.’ Schroom niet om te bellen of tweeten, wil Hengelaar maar zeggen. Ondertussen komt bij Vincent in de KEI-kamer een nieuw telefoontje binnen.

Dit artikel is ook verschenen in het Advocatenblad van september 2017.

Op de hoogte blijven? Meld u aan voor onze nieuwsbrief!